淺談中小企業人資資訊科技應用性

壹、人資人員的資訊科技應用困境

每當看到成堆如山的文件、名冊、報告、會議記錄等，多半的人資夥伴，應該很想有效率的完成！但卻常常苦於沒有合適的資訊工具或方法來完成，總是望「文」興歎！究竟有哪些困境會造成這種情形呢？讓我們一起往下討論吧～

困境：

1.人力物力財力受限，獲得組織或老闆支持是一門挑戰

中小企業常礙於「人力」（專業領域人員專長與足額人數）、「財力」（資金）與「物力」（資源與設備）等因素，對於想要運用「資訊科技」完成組織工作，往往只敢「想像」不敢「實踐」，因為往往第一關面臨到最現實的挑戰-「老闆或組織的認同與支持」。例如：有時候人資人員希望有個人資系統能同步所有出勤請假資訊報表；招募資料匯入與整理、分類；薪資記錄；績效評量；員工任何個資的彙整與運用等。為了有效且長期解決上述此問題，簡易的透過各類試算表或許能達到初步整合，若是需要經年累月的彙整並「同步」這些資訊，恐怕將是一門浩大工程了。若要達到所有資訊同步化，還是得仰賴「系統」來提昇工作效率了。只是多數人恐停留對於「系統建置」往往是所費不貲且繁雜，對於後續推動成效也可能難以評估或是待其發揮效用也有遙遙無期之感。

2.沒有時間思考工作優化的內容

中小企業人資人員工作內容往往包山包海，平日庶務性工作不計入外，還得額外承擔臨時突然的工作交辦，往往壓的人資人員無法喘息，只想手邊事情快快完成，實在很難有時間再去深思怎麼讓運作更有效率，於是形成一個惡性循環現象，日復ㄧ復，年復一年，明知應該改善的重點，因故還是被停擺或作罷了。

3.人員對於跨領域接觸的抗拒性

中小企業的人資從業人員或是研究人員，大多數對於資訊科技的既定印象是-IT人員的事情。可能總是覺得處理資訊科技的事情實在離我的人資專業太遙遠了，也沒有這麼多時間可以處理資訊科技應用的事情，除了感到太耗神也增加額外工作負擔，且會面臨到很現實的一點：老闆會因為我有多職能工的價值，而難轉換成多職能工的報酬嗎？這些疑問不斷縈繞耳旁，於是很難有進一步的實踐或推動。

貳、人資人員應用資訊科技困境的解方

1.協助組織觀念轉化與推廣開源系統

協助組織觀念轉化需從平日安排的教育訓練活動課程置入性行銷做起，因為這攸關如何向老闆或組織高層尋求認同與支持的支援最直接的方式了。若中小企業主擔心自身人力物力或財力有限，但仍希望能有效改善各單位的工作流程效率，能搭配內部的人資人員向具有人資專業背景的開源系統安裝顧問進行直接溝通，再委由開源系統建置顧問協助推廣開源系統，將能有效以最低廉的成本獲得組織最大的運作效益。也會使所有組織成員獲致良好的參與感！

2.心態調整：正式問題的根本

「工作優化」對於高績效者是一種習慣與思維。工作優化的前提得先進行組織盤點，組織盤點最好取得高層認可與支持。雖然工作優化剛開始會花很多時間需了解工作順序的釐清與擇優汰劣哪些流程的可行性，也不見得能立即見效；倘若從根本了解組織流程的運行困境，將能有效思考如何透過資訊科技工具達到組織預期改善目標。例如：過去曾以紙本紀錄每位員工「勞工名卡」，每個月需人工核對是否有項目或資訊異動，光是這些維護時間就花費不少人資從業人員的心力，若能以「系統」控管，這些省下的核對成本與時間，就相當可觀！誠如上述所言，「系統」旨在控管與減少人力重複與增加做事效率！「開源系統」可能不是資訊科技工具的唯一工具，卻是指引中小企業主多一個節省成本與安全優化組織數據的可行方式之一。

3.培養跨域接觸的習慣

就「系統」建置方式不同，可分為：地端版（自建主機伺服器，需自行建置與維護更新擴充，需要較高的技術門檻，但100%能擁有資料庫數據，且對自家數據進行深度分析處理）與雲端版（由系統廠商統一維護與更新，但無法真正擁有資料庫數據，僅能端賴系統商是否願意匯出或轉移數據）兩大類，坊間中小企業主因考量維護人員成本，經常以雲端方式儲存自家數據。當然地端與雲端各有適用範圍，而「開源系統」的建置與運作模式對於許多人資從業人員或許相對陌生。「開源系統」較接近地端版的設置，只是它無須商業軟體系統商的導入與負擔訓練諮詢，需要多花點時間自行研究各項問題的解決方案，往好處想：訓練員工獨立解決問題的能力。

另外，數據真實掌控在自己組織內部，不受任何第三方監控，100%擁有數據自由權，是一件多麼珍貴的事，因為所有有效數據皆為無價。中小企業也不因系統建置技術門檻而喪失對企業數據擁有的權利。舉凡：員工個人資料、薪資情形、績效考績、訓練紀錄等，這些都是每個企業無限珍貴的數據資產，爾後也能從大數據分析系統中，找到屬於公司改善營運決策的方向。若是人資從業人員能於平日多與具人資背景的開源系統建置顧問接觸，將有別於一般與專業工程師專業溝通的鴻溝或理解方式，具人資背景的開源系統建置顧問能充分了解各人資人員工作運作的痛點，進而成為共同解題的好夥伴，又能增長跨域知識，可謂一舉數得！

參、結語

「資訊科技工具」取代的是人的重複工作時間，但無法取代人的思維與格局習慣。雖然「系統建置與運作」只是「資訊科技工具」的其中一環，我們可能也無法像IT從業人員達到專業技術門檻，但卻可以善用資訊科技工具帶來的知識，協助自己提高工作效率，進而思考更需靜心思考的制度內容，有朝一日，才有機會替自己與組織創造最高的附加價值。

或許，時代進步變化極快，對於各類型的資訊科技工具至少需有涉獵或聽聞的概念，對於迎接數據變遷的時代會更有幫助。下一篇文章我們有機會聊聊：淺談人力資源在Chat GPT應用。